Logistics thương mại điện tử và lý do bạn không nên xem nhẹ khâu này
Logistics thương mại điện tử là khâu nhiều người bán Tech thường coi nhẹ, cho tới khi tiền cước và đơn hoàn bắt đầu ăn vào lợi nhuận. Chúng tôi đã theo dõi vận hành của nhiều shop Tech trong thời gian dài, và có một điều lặp lại: phần lớn thất thoát không đến từ quảng cáo hay sản phẩm, mà đến từ những chi tiết nhỏ trong khâu giao nhận. Cước giao hàng, tỷ lệ giao thành công và cảm nhận của khách sau mua đều phụ thuộc vào cách bạn vận hành logistics thương mại điện tử.
Dưới đây là năm kinh nghiệm chúng tôi thấy tác động rõ nhất tới lợi nhuận. Chúng tôi chọn chúng theo ba tiêu chí. Thứ nhất, bạn đo được bằng tiền hoặc phần trăm. Thứ hai, áp dụng được cho shop nhỏ và vừa. Thứ ba, có đánh đổi rõ ràng. Phần nào chúng tôi chưa đủ dữ liệu để khẳng định sẽ được ghi chú rõ. Bạn nên tự kiểm chứng bằng báo giá và số liệu của chính shop mình.
Vì sao không nên chọn logistics theo cảm tính
Nhiều người bán làm logistics theo thói quen. Họ chọn đơn vị vận chuyển vì quen tay, đóng gói theo cách cũ và chỉ nhìn lại khi cuối tháng đã thấy lợi nhuận bị bào mòn. Lời khuyên kiểu “làm tốt khâu giao hàng” nghe thì đúng nhưng không giúp bạn ra quyết định gì cụ thể.
Vì vậy, chúng tôi chỉ giữ lại những việc có thể đo được. Một sai số nhỏ về khối lượng quy đổi có thể đẩy cước lên từng đơn. Ngược lại, một lớp chèn mỏng có thể khiến màn hình nứt khi rơi. Những chi tiết nhỏ như vậy quyết định bạn có lãi hay không. Khi nhìn đúng các chi tiết này, logistics sẽ không còn là việc phụ, mà trở thành một phần của chiến lược kinh doanh.
Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm trước khi đưa lên sàn
Cước vận chuyển không chỉ tính theo cân nặng thật. Với hàng nhẹ nhưng cồng kềnh, đơn vị vận chuyển sẽ tính theo khối lượng quy đổi. Công thức thường là dài nhân rộng nhân cao, rồi chia cho hệ số của hãng. Một hộp to nhưng nhẹ vẫn có thể bị tính đắt như hộp nặng.
Kích thước và trọng lượng khai sai trên sàn cũng khiến bạn bị trừ tiền hoặc hoàn đơn. Chúng tôi khuyên bạn đo thật từng mã sản phẩm một lần, ghi vào bảng dữ liệu và dùng số đó cho mọi đơn sau này. Việc này tốn công ban đầu, nhưng đặc biệt đáng làm với shop bán phụ kiện và linh kiện điện tử vì số mã rất nhiều. Hạn chế là bạn phải cập nhật mỗi khi đổi bao bì.
Chọn đơn vị vận chuyển theo tuyến và cơ cấu đơn
Đơn vị rẻ nhất cho nội thành chưa chắc đã rẻ nhất cho vùng xa. Thay vì dồn tất cả về một hãng, bạn nên so cước theo từng vùng: nội thành, liên tỉnh, vùng sâu. Cơ cấu đơn của shop, tức phần lớn khách ở đâu và đơn nặng hay nhẹ, sẽ quyết định nên ưu tiên hãng nào.
Bảng dưới đây chỉ mang tính minh họa, bạn cần đối chiếu với báo giá thực tế của mình:
| Tuyến | Đơn vị A (VNĐ/đơn) | Đơn vị B (VNĐ/đơn) | Thời gian TB |
|---|---|---|---|
| Nội thành | 22.000 | 25.000 | 1 ngày |
| Liên tỉnh | 30.000 | 28.000 | 2-3 ngày |
| Vùng xa | 42.000 | 48.000 | 4-6 ngày |
Bảng trên cho thấy điều chúng tôi hay gặp: đơn vị rẻ ở nội thành có thể đắt hơn ở tuyến xa. Bảng giá cũng thay đổi theo mùa cao điểm, nên cần cập nhật định kỳ, ít nhất mỗi quý một lần. Nếu bạn đang cân nhắc cách số hóa khâu vận hành tổng thể, có thể tham khảo thêm doanh nghiệp logistics nhỏ nên chuyển đổi số từ đâu để hiểu lộ trình phù hợp với quy mô vừa phải.
Đóng gói đúng chuẩn để giảm hàng hư hỏng
Thiết bị điện tử thường hỏng vì rung và va đập hơn là vì lỗi sản xuất. Màn hình dễ nứt, linh kiện nhỏ có thể bung chân khi thùng bị ném mạnh. Một lớp chèn xốp đủ dày kết hợp với thùng đôi cho hàng dễ vỡ sẽ giảm đáng kể số đơn phải hoàn trả.
Cách này đặc biệt hợp với shop bán màn hình hoặc thiết bị nhỏ. Đánh đổi là chi phí vật liệu tăng thêm vài nghìn đồng mỗi đơn. Tuy vậy, so với một lần hoàn hàng, khoản này thường rẻ hơn nhiều.
Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực và cảnh báo sớm
Đơn trễ thường không gây hại lớn nếu bạn biết sớm. Điều tệ nhất là khách hỏi mà bạn không có thông tin để trả lời. Hãy đặt các mốc trạng thái rõ ràng: đã lấy hàng, đã trung chuyển, đang phát, đã giao. Khi một đơn nằm quá mốc mà chưa đi tiếp, shop liên hệ đơn vị vận chuyển trước khi khách kịp phàn nàn.
Với shop vừa và nhỏ, cách này rất hiệu quả. Tuy nhiên cần có một người đối chiếu mỗi ngày, nếu không các cảnh báo sẽ chỉ thành tiếng ồn mà không ai xử lý.
Quản lý tồn kho và điểm đặt hàng để tránh hết hàng
Hết hàng giữa lúc đang chạy quảng cáo là chuyện làm tiền bạn bốc hơi nhanh nhất. Điểm đặt lại là mức tồn mà khi xuống tới đó, bạn phải đặt hàng ngay. Mức này được tính từ tốc độ bán trung bình nhân với thời gian nhập hàng thực tế, cộng thêm một lượng dự phòng.
Cách này đặc biệt phù hợp với shop nhập hàng từ nước ngoài, vì thời gian về kho dài và khó đoán. Bạn cần vài tháng dữ liệu bán để ước lượng chính xác. Nếu mới bắt đầu, hãy ước lượng thô rồi điều chỉnh dần theo thực tế.
Kinh nghiệm vận hành khi áp dụng thực tế
Nếu nguồn lực còn hạn chế, chúng tôi khuyên bạn làm theo thứ tự: chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm trước, rồi chọn đơn vị vận chuyển, sau đó là đóng gói và theo dõi đơn. Phần tồn kho thường để cuối cùng vì cần dữ liệu bán đủ dày mới tính chính xác được.
Mỗi tháng, hãy theo dõi bốn chỉ số: tỷ lệ giao thành công, chi phí trên mỗi đơn, tỷ lệ hoàn hàng và thời gian giao trung bình. Bốn con số này đủ để bạn biết việc nào đang hiệu quả. Nếu muốn hiểu sâu hơn về cách một doanh nghiệp logistics ứng dụng công nghệ để cắt chi phí vận hành, bạn có thể đọc cắt chi phí vận hành kho và đội xe nhờ chuyển đổi số ứng dụng AI trong logistics, nơi chúng tôi phân tích từng bước triển khai thực tế.
Sai lầm thường gặp khi làm logistics thương mại điện tử
Sai lầm phổ biến nhất là chọn đơn vị vận chuyển chỉ vì giá thấp nhất, rồi bỏ qua tỷ lệ thất lạc và thời gian giao. Rẻ nhưng hay trễ thì khách vẫn bỏ đi và đánh giá shop thấp, và khoản tiết kiệm ban đầu nhanh chóng biến mất.
Nhiều người cũng quên tính cước quy đổi thể tích khi bán hàng cồng kềnh, nên giá bán không đủ bù chi phí. Một đơn hoàn về có thể mất luôn tiền cước hai chiều. Bạn nên tính điều này ngay từ đầu, không nên đợi đến khi lỗ mới xử lý.
Câu hỏi thường gặp về logistics thương mại điện tử
Shop mới nên bắt đầu từ kinh nghiệm nào trước?
Bắt đầu từ chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm. Đây là việc ít tốn tiền nhất nhưng ảnh hưởng ngay tới cước và tỷ lệ hoàn. Sau đó mới tính đến chuyện chọn đơn vị vận chuyển.
Có cần phần mềm quản lý vận hành ngay từ đầu không?
Chưa chắc. Với vài chục đơn mỗi ngày, một bảng tính đã đủ dùng. Khi số đơn tăng và việc đối chiếu thủ công quá tải, lúc đó mới đáng đầu tư phần mềm.
Làm sao biết đơn vị vận chuyển đang báo giá hợp lý?
Hãy lấy báo giá từ ít nhất hai đến ba đơn vị cho cùng tuyến và cùng khối lượng, rồi so sánh cả thời gian giao lẫn tỷ lệ thất lạc. Giá thấp nhất chưa chắc đã hợp lý nhất.
Tỷ lệ giao thành công bao nhiêu là chấp nhận được?
Điều này phụ thuộc vào ngành hàng và tuyến giao. Chúng tôi chưa có con số chung đủ tin cậy để khẳng định, nên bạn hãy theo dõi mức trung bình của chính shop trong vài tháng rồi đối chiếu với mặt bằng chung.
Khi nào nên tự xây kho riêng thay vì dùng dịch vụ ngoài?
Thường là khi số đơn đều đặn và khối lượng đủ lớn để chi phí cố định của kho rẻ hơn tổng cước dịch vụ ngoài. Trước mốc đó, dùng dịch vụ ngoài linh hoạt hơn và ít rủi ro hơn cho shop nhỏ.
