Khi quy mô đơn hàng bắt đầu lớn lên, chủ shop online thường nhận ra việc nhập hàng từ Trung Quốc không còn đơn giản như hồi mới khởi nghiệp. Logistics nhập hàng Trung Quốc và vận hành thương mại gắn chặt với nhau như một chuỗi. Chỉ cần một khâu chậm, cả chuỗi bán hàng sẽ bị kéo theo. Bài viết này tổng hợp những gì đội ngũ chúng tôi đúc kết được khi đồng hành cùng các doanh nghiệp thương mại điện tử qua nhiều mùa hàng khác nhau.
Thách thức khi nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn
Phần lớn doanh nghiệp từng làm việc với chúng tôi đều gặp khó ở cùng một điểm: quản lý nhiều lô hàng cùng lúc. Mỗi nhà cung cấp có tiến độ sản xuất riêng, cách đóng gói riêng và lịch giao hàng riêng. Khi bạn làm việc với năm đến bảy xưởng, việc theo dõi tất cả trên một bảng tính rất dễ bỏ sót thông tin.
Một sai sót nhỏ lúc đầu có thể thành vấn đề lớn khi hàng đã về đến kho. Có một khách hàng kể với chúng tôi rằng họ suýt lỡ đợt sale cuối năm vì một lô hàng bị nhầm mã đơn giữa hai nhà cung cấp. Lô hàng nằm ở kho trung chuyển gần hai tuần mà không ai phát hiện. Câu chuyện này không hiếm. Vấn đề thường không nằm ở việc hàng đi chậm, mà ở chỗ không có ai theo dõi đúng lúc, đúng người.
Rủi ro chậm trễ còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín. Khách đã đặt hàng và đang chờ. Nếu sản phẩm đến muộn, họ dễ rời đi và để lại đánh giá không tốt trên sàn hoặc fanpage. Với các mùa cao điểm, một tuần chậm có thể đồng nghĩa với việc mất phần lớn doanh thu của cả đợt bán.
Vai trò của đối tác logistics chuyên nghiệp
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, giá trị lớn nhất của một đối tác logistics tốt nằm ở khả năng gộp đơn. Thay vì để từng nhà cung cấp gửi hàng lẻ về kho, đối tác tập hợp các kiện hàng và vận chuyển thành một lô lớn. Cách làm này giảm đáng kể chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa, và đây là khoản tiết kiệm bạn cảm nhận rõ nhất sau vài tháng nhập đều đặn.
Thông quan nhanh cũng đáng được quan tâm. Khi hồ sơ đã chuẩn bị đầy đủ và đối tác quen với thủ tục, thời gian chờ thường ngắn hơn nhiều so với việc tự xử lý từng đơn riêng lẻ. Bạn không cần tự học toàn bộ quy trình khai báo ngay từ đầu. Điều bạn cần là một người đồng hành đã đi qua quy trình đó nhiều lần.
Theo dõi hành trình theo thời gian thực giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch bán hàng. Nếu bạn đang cân nhắc giữa việc tự làm việc trực tiếp với xưởng và dùng dịch vụ nhập hộ, hãy tham khảo lý do nên sử dụng dịch vụ nhập hộ hàng Trung Quốc để có cái nhìn đầy đủ hơn về lợi ích lẫn giới hạn của từng hướng.
Chuẩn bị cho mùa cao điểm để không đứt nguồn hàng
Mùa cao điểm là lúc nhu cầu vận chuyển tăng đột biến. Nếu không chuẩn bị trước, bạn có thể phải xếp hàng chờ chỗ trên container, và khi đó mọi kế hoạch bán hàng đều lệch nhịp. Đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách hàng chốt lịch nhập sớm hơn dự kiến khoảng hai đến ba tuần, để có thời gian xử lý khi phát sinh sự cố.
Việc dự báo nhu cầu kho và tuyến vận chuyển cũng quan trọng không kém. Bạn có thể đọc cách dự báo nhu cầu kho và tuyến vận chuyển trong mùa cao điểm, nơi chúng tôi phân tích kỹ hơn cách lập mốc thời gian và dự phòng tồn kho.
Khi đánh giá một đơn vị logistics, bạn nên kiểm tra ba khả năng chính. Gộp đơn và thông quan giúp giảm chi phí trên mỗi kiện và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Theo dõi hành trình cho bạn biết hàng đang ở đâu để lên lịch bán và chăm sóc khách. Minh bạch chi phí nghĩa là mọi khoản phí được báo rõ từ đầu, giúp bạn kiểm soát ngân sách nhập hàng.
Tiêu chí chọn đối tác logistics phù hợp
Trước khi ký hợp đồng dài hạn, bạn nên dành thời gian tìm hiểu năng lực của từng đơn vị. Đừng chỉ nhìn vào báo giá thấp nhất. Một mức giá rẻ nhưng thường xuyên trễ hàng sẽ khiến bạn tốn nhiều chi phí hơn về sau, vì phải đền bù cho khách và mất thêm thời gian xử lý hậu quả.
Kinh nghiệm với thương mại điện tử là tiêu chí chúng tôi đánh giá rất cao. Một đơn vị từng phục vụ shop online hiểu áp lực giao nhanh và đổi trả. Họ thường linh hoạt hơn khi xử lý lô nhỏ, đơn lẻ. Những đơn vị chỉ quen vận chuyển hàng công nghiệp đôi khi không theo kịp nhịp độ này, dù rất mạnh ở mảng khối lượng lớn.
Bạn nên hỏi thẳng các đơn vị về ngành hàng họ đã phục vụ và có thể cung cấp khách hàng tham khảo hay không. Nếu được, hãy trao đổi trực tiếp với một hai doanh nghiệp đang hợp tác để nghe phản hồi thực tế về độ đúng hẹn và cách họ xử lý khi có sự cố. Một cuộc gọi vài phút đôi khi cho bạn nhiều thông tin hơn cả chục trang báo giá.
Kết luận
Chọn đúng đối tác logistics giúp việc nhập hàng ổn định hơn và giảm rủi ro chậm trễ ảnh hưởng đến doanh thu. Đầu tư thời gian nghiên cứu ngay từ đầu thường tiết kiệm hơn nhiều so với việc đổi đối tác giữa chừng khi đơn hàng đang chạy.
Bạn cũng nên giữ một phương án dự phòng, không phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị duy nhất. Để hiểu rõ hơn về việc ứng dụng công nghệ vào vận hành, bạn có thể tìm hiểu thêm về cách cắt chi phí vận hành kho và đội xe nhờ chuyển đổi số, và khi nào nên chuyển từ container ghép sang nguyên container.
