Logistics, nhập hàng Trung Quốc và vận hành thương mại là ba việc mà gần như mọi doanh nghiệp bán hàng online đều phải đối mặt. Sớm hay muộn, bạn cũng sẽ gặp chúng. Ở bên mình, gần như tuần nào cũng có khách hỏi cách chọn đơn vị vận chuyển, cách đặt hàng từ Trung Quốc sao cho an toàn, hoặc cách sắp xếp kho khi đơn tăng đột biến. Vì vậy, chúng tôi viết bài này để tổng hợp những kinh nghiệm thực tế mà chúng tôi vẫn chia sẻ trực tiếp với khách hàng mỗi ngày.
Chúng tôi không muốn liệt kê khái niệm hàn lâm cho đầy trang. Thay vào đó, chúng tôi tập trung vào những điều thật sự hữu ích khi bạn mới bắt đầu nhập hàng hoặc đang muốn mở rộng quy mô bán hàng. Bạn có thể đọc theo thứ tự, hoặc nhảy thẳng đến phần đang làm bạn đau đầu nhất.
Logistics là gì khi bán hàng online?
Nói đơn giản, logistics là toàn bộ hành trình đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người mua cuối cùng. Hành trình đó gồm vận chuyển, lưu kho, đóng gói và cả xử lý đơn hoàn trả. Nghe qua thì có vẻ dễ hiểu. Nhưng khi số đơn tăng lên vài trăm mỗi ngày, mọi thứ rối lên rất nhanh.
Chúng tôi từng làm việc với một khách hàng bán đồ gia dụng online. Ban đầu, họ tự đóng gói và tự mang hàng ra bưu cục gần nhà. Mọi thứ vẫn ổn cho đến khi lượng đơn vượt quá 50 mỗi ngày. Lúc đó, họ nhận ra mình cần một hệ thống logistics bài bản, vì làm thủ công mãi không thể theo kịp đơn hàng.
Vì vậy, chúng tôi luôn khuyên khách hàng tìm hiểu sớm về các thuật ngữ ngành logistics. Khi hiểu đúng khái niệm, bạn sẽ trao đổi với đối tác vận chuyển dễ dàng hơn, và ít bị bất ngờ hơn về chi phí cũng như thời gian giao hàng.
Vì sao nhập hàng Trung Quốc gắn chặt với logistics?
Trung Quốc là nguồn hàng lớn cho nhiều ngành, từ thời trang, đồ gia dụng đến linh kiện điện tử. Giá tốt, mẫu mã đa dạng và tốc độ sản xuất nhanh là lý do khiến nhiều chủ shop chọn nguồn này. Tuy nhiên, đặt hàng mới chỉ là bước đầu tiên.
Sau khi đặt xong, bạn còn phải lo vận chuyển quốc tế, thông quan và phân phối trong nước. Mỗi khâu đều có thể phát sinh chi phí hoặc gây chậm trễ nếu thiếu kế hoạch. Chúng tôi từng gặp một khách đặt lô hàng lớn trước mùa lễ nhưng không tính kỹ thời gian vận chuyển. Hàng về trễ gần hai tuần so với dự kiến.
Hậu quả là họ bỏ lỡ một phần doanh số mùa cao điểm, dù sản phẩm hoàn toàn không có vấn đề gì. Bài học khá rõ: nhập hàng Trung Quốc và logistics không thể tách rời. Hãy làm việc với đơn vị hiểu cả hai mảng để hạn chế những sự cố tương tự.
Vận hành thương mại: khâu hay bị bỏ quên
Nhiều người dồn quá nhiều sức vào việc tìm nguồn hàng rồi quên mất rằng vận hành mới là thứ quyết định doanh nghiệp có đi được đường dài hay không. Vận hành bao gồm quản lý kho, xử lý đơn, chăm sóc khách hàng và theo dõi dòng tiền.
Chúng tôi từng tư vấn cho một đơn vị chuyên nhập phụ kiện điện thoại. Nguồn hàng của họ khá tốt, giá cạnh tranh, nhưng quy trình vận hành lại khá lỏng lẻo. Đơn bị trùng, nhân viên kho không biết món nào đã đóng gói, món nào còn chờ. Sau khi áp dụng một hệ thống quản lý đơn đơn giản, tỷ lệ sai sót giảm rõ rệt.
Vận hành tốt không nhất thiết phải phức tạp. Đôi khi chỉ cần một bảng theo dõi minh bạch, phân công việc rõ ràng và một bước kiểm tra hàng trước khi giao, là bạn đã giảm đáng kể rủi ro.
Những rủi ro thường gặp khi nhập hàng và vận chuyển
Qua quá trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy một số rủi ro lặp lại ở nhiều khách hàng khác nhau. Điều đáng nói là phần lớn đều có thể nhận diện sớm nếu bạn để ý ngay từ đầu.
- Số lượng hoặc chất lượng hàng lệch so với đơn đặt, thường gặp khi làm việc với nhà cung cấp mới chưa được kiểm chứng.
- Chi phí vận chuyển phát sinh ngoài dự tính, nhất là vào mùa cao điểm khi cước tăng đột ngột.
- Thông quan kéo dài vì thiếu giấy tờ hoặc khai báo sai thông tin hàng hóa.
- Thiếu hệ thống theo dõi đơn, khiến việc xử lý khiếu nại của khách bị chậm trễ.
Không phải rủi ro nào cũng tránh hoàn toàn được. Tuy vậy, khi làm việc với đối tác uy tín và có quy trình rõ ràng, bạn sẽ giảm thiểu đáng kể những tổn thất không đáng có. Chúng tôi thường khuyên khách hàng dành thời gian kiểm tra mẫu trước mỗi lô lớn, dù việc đó có vẻ tốn công.
Công nghệ đang thay đổi cách vận hành logistics
Vài năm gần đây, chúng tôi thấy nhiều doanh nghiệp logistics bắt đầu dùng công nghệ để giảm việc thủ công. Có thể kể đến phần mềm quản lý kho, hệ thống theo dõi đơn theo thời gian thực hay công cụ dự báo nhu cầu.
Điều đáng chú ý là đây không còn là chuyện riêng của các tập đoàn lớn. Shop online quy mô vừa cũng có thể áp dụng để tối ưu vận hành. Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn, chúng tôi đã viết một bài riêng về chuyển đổi số ứng dụng AI trong logistics, trong đó phân tích các giải pháp bạn có thể triển khai ngay.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, công nghệ không thay thế hoàn toàn con người. Nhưng nó giúp giảm sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian. Một nhân viên kho sẽ không cần ghi nhớ vị trí hàng trăm mặt hàng nếu có công cụ tra cứu nhanh ngay trên màn hình.
Kinh nghiệm chọn đối tác logistics và dịch vụ nhập hàng
Chọn đúng đối tác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí về sau. Chúng tôi thường khuyên khách ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm, minh bạch về giá và có kênh liên lạc rõ ràng khi phát sinh sự cố.
Với người mới nhập hàng Trung Quốc, việc tìm hiểu kỹ về dịch vụ nhập hộ hàng Trung Quốc là bước đi khôn ngoan. Dịch vụ này giúp bạn giảm rủi ro về ngôn ngữ, thanh toán và kiểm tra chất lượng trước khi hàng về Việt Nam.
Bên cạnh đối tác vận chuyển, chúng tôi cũng khuyến khích doanh nghiệp đầu tư một website bán hàng chuyên nghiệp. Nhờ đó, khách có thể tự tra cứu đơn và đặt mua trực tuyến mà không cần nhắn tin hỏi từng việc nhỏ. Nếu bạn đang muốn xây dựng hiện diện online bài bản, hãy tham khảo các giải pháp website và marketing mà chúng tôi triển khai cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực này.
Một điều chúng tôi luôn nhắc khách hàng: đừng chọn đối tác chỉ vì giá rẻ nhất. Giá thấp đôi khi đi kèm dịch vụ kém, thời gian giao không ổn định hoặc thiếu hỗ trợ khi có sự cố. Về lâu dài, một đối tác đáng tin dù giá nhỉnh hơn một chút vẫn mang lại giá trị tốt hơn nhiều.
Khi nào nên xem lại toàn bộ quy trình vận hành?
Nhiều chủ shop chỉ nghĩ đến việc cải thiện vận hành khi đã gặp sự cố nặng, chẳng hạn giao nhầm hàng hàng loạt hoặc mất kiểm soát tồn kho. Theo chúng tôi, bạn nên chủ động rà soát định kỳ thay vì chờ đến lúc khủng hoảng mới sửa.
Một dấu hiệu dễ nhận ra là thời gian xử lý mỗi đơn ngày càng kéo dài, trong khi số nhân sự không thay đổi. Thường thì đó là dấu hiệu quy trình đang có điểm nghẽn, có thể nằm ở khâu đóng gói, kiểm hàng hoặc bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Chúng tôi từng gợi ý một khách hàng vẽ lại toàn bộ sơ đồ vận hành trên giấy, từ lúc đặt hàng Trung Quốc đến khi giao cho khách cuối cùng. Chỉ riêng việc nhìn thấy cả quy trình trên một trang giấy đã giúp họ phát hiện ba bước trùng lặp không cần thiết.
Logistics, nhập hàng Trung Quốc và vận hành thương mại nên được nhìn như một tổng thể. Nguồn hàng tốt nhưng vận hành lỏng lẻo sẽ khó giữ chân khách lâu dài. Ngược lại, vận hành chặt chẽ mà nguồn hàng bấp bênh thì mọi nỗ lực cũng khó đi xa. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, doanh nghiệp chỉ phát triển bền vững khi kết hợp bài bản cả ba yếu tố: chọn nguồn hàng, quản lý vận chuyển và tối ưu quy trình nội bộ.
